JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Organisasi Sangatlah penting untuk di managament mangkanya di perlukan pembagian tugas dalam suatu organisasi yang terdiri dari beberapa tim yang antara lain sebagai berikut :


1.     KETUA PELAKSANA
ü  Fungsi koordinasi dan instruktif kepada seluruh panitia OC
ü  Fungsi internal dan eksternal panitia
ü  Memimpin jalannya rapat
ü  Berkoordinasi dengan sekertaris pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  Berkonsultasi kepada SC
ü  Pengajuan proposal ke Fakultas bersama sekertaris

2.     SEKERTARIS PELAKSANA
ü  membuka dan menutup rapat
ü  mencatat setiap bahasan rapat
ü  menyimpulkan bahasan rapat
ü  mengagendakan rapat selanjutnya
ü  berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  menggantikan ketua pelaksana untuk memimpin rapat bila ketua pelaksana berhalangan hadir
ü  membuat surat undangan
ü  membuat presensi panitia
ü  berkoordinasi dengan Sie. Kesekretariatan perihal keadministrasian
ü  membuat proposal  kegiatan
ü  membuat LPJ kegiatan max. 1 minggu setelah kegiatan
ü  berkonsultasi pada SC


 BENDAHARA PELAKSANA
ü  Mengatur jalannya sirkulasi keuangan/anggaran
ü  Berkoordinasi dengan seluruh Sie dalam pengajuan anggaran
ü  Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan sekertaris pelaksana
ü  Membuat laporan keuangan untuk LPJ kegiatan
ü  Berkonsultasi dengan SC

SEKSI-SEKSI
1.     SIE. ACARA
ü  Membuat susunan dan rundown acara
ü  Berkoordinasi dengan seluruh Sie dalam penentuan tugas acara
ü  Mengatur dan mengkondisikan jalannya acara
ü  Menentukan dan menghubungi pemateri
ü  Mencari pengisi acara (MC+Moderator)
ü  Meminta CV dari pemateri
ü  Membuat tema acara dan diusulkan di dalam forum
ü  Membuat denah acara
ü  Membagi peserta dalam  kelompok
ü  Membuat laporan keuangan
ü  berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  berkonsultasi dengan SC

2.     SIE. KESEKRETARIATAN
ü  Membuat persuratan, antara lain:
o   Surat permohonon menjadi pemateri
o   Surat undangan acara
o   Surat permohonan dana
o   Surat peminjaman tempat + peralatan
o   Surat permohonan penandatanganan sertifikat
o   Surat ucapan terimaksih pemateri
o   ...
o   ...
o   ...
o   ...
ü  Membuat presensi acara
ü  Mencetak sertifikat untuk panitia + peserta + pemateri
ü  Mencetak ID card panitia dan peserta
ü  Membuat laporan keuangan
ü  Pendataan undangan
ü  berkoordinasi dengan sekertarispelaksana tentang keadministrasian
ü  berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  ...
ü  ...
ü  ...
3.     SIE. PUBDEKDOK
ü  berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  membuat laporan keuangan
ü  berkonsultasi dengan SC
v PUBLIKASI
o   Mempublikasikan acara kepada seluruh mahasiswa geografi angkatan 2012
v DEKORASI
o   Membuat desain ID card
o   Membuat desain sertifikat
o   Membuat desain bloknote
o   Membuat desain PIN
o   Membuat bingkisan untuk pemateri
o   Mendekorasi tempat acara
o   Membuat backdrop + slide profil HMJ (kegiatan HMJ VOLCANO)
o   Menyediakan film-film motivasi untuk mengisi waktu kosong
v DOKUMENTASI
o   Menyiapkan kamera/handycam berkordinasi dengan Sie perlengkapan
o   Mendokumentasikan persiapan, hari H, dan evaluasi acara
o   Membuat sof copy dalam bentuk CD dokumentasi
4.     SIE. PERLENGKAPAN
ü  Menyediakan segala perlengkapan acara
ü  Membuat list/daftar, dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan setiap Sie.
ü  Berkoordinasi dengan Sie. Humas untuk mencari tempat acara
ü  Membuat laporan keuangan
ü  Bertanggung jawab atas seluruh perlengkapan yang digunakan dalam rangkaian kegiatan
ü  Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  Berkonsultasi dengan SC
5.     SIE. KOSUMSI
ü  Menyiapkan kosumsi pada acara
ü  Mengatur sirkulasi kosumsi saat acara
ü  Berkoordinasi dengan ketua  pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  Membuat laporan keuangan
ü  Berkonsultasi dengan SC
ü  ...
ü  ...
ü  ...
6.     SIE. HUMAS DAN DANA
ü  Mengantarkan surat-surat
ü  Meminta tanda tangan yang bersangkutan dalam administrasi
ü  Membantu bendahara menarik uang dari peserta
ü  Berkoordinasi dengan Sie. Perlengkapan dalam penyediaan tempat acara
ü  Membuat laporan keuangan
ü  Berkoordinasi dengan panitia inti, dan sie. Kesekretariatan
ü  Berkonsultasi dengan SC

7.     SIE. KEAMANAN DAN KESEHATAN
ü  Membuat laporan keuangan
ü  Berkoordinasi dengan ketua  pelaksana dan bendahara pelaksana
ü  Berkonsultasi dengan SC

8. KEAMANAN
o   Bertanggung jawab atas kehadiran panitia saat rapat
o   Bertanggung jawab atas kehadiran seluruh warga asrama saat acara
o   Mengkondisikan peserta saat acara
o   Membuat tata tertib acara
o   Bertanggung jawab atas keamanan perlengkapan yang ada
v KESEHATAN
o   Menyediakan obat-obatan
o   Mengurus bila ada kejadian yang tidak di inginkan dalam hal kesehatan