Organisasi Sangatlah penting untuk di managament mangkanya di perlukan pembagian tugas dalam suatu organisasi yang terdiri dari beberapa tim yang antara lain sebagai berikut :
1. KETUA PELAKSANA
ü Fungsi koordinasi dan instruktif kepada seluruh panitia OC
ü Fungsi internal dan eksternal panitia
ü Memimpin jalannya rapat
ü Berkoordinasi dengan sekertaris pelaksana dan bendahara pelaksana
ü Berkonsultasi kepada SC
ü Pengajuan proposal ke Fakultas bersama sekertaris
2. SEKERTARIS PELAKSANA
ü membuka dan menutup rapat
ü mencatat setiap bahasan rapat
ü menyimpulkan bahasan rapat
ü mengagendakan rapat selanjutnya
ü berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü menggantikan ketua pelaksana untuk memimpin rapat bila ketua pelaksana berhalangan hadir
ü membuat surat undangan
ü membuat presensi panitia
ü berkoordinasi dengan Sie. Kesekretariatan perihal keadministrasian
ü membuat proposal kegiatan
ü membuat LPJ kegiatan max. 1 minggu setelah kegiatan
ü berkonsultasi pada SC
BENDAHARA PELAKSANA
ü Mengatur jalannya sirkulasi keuangan/anggaran
ü Berkoordinasi dengan seluruh Sie dalam pengajuan anggaran
ü Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan sekertaris pelaksana
ü Membuat laporan keuangan untuk LPJ kegiatan
ü Berkonsultasi dengan SC
SEKSI-SEKSI
1. SIE. ACARA
ü Membuat susunan dan rundown acara
ü Berkoordinasi dengan seluruh Sie dalam penentuan tugas acara
ü Mengatur dan mengkondisikan jalannya acara
ü Menentukan dan menghubungi pemateri
ü Mencari pengisi acara (MC+Moderator)
ü Meminta CV dari pemateri
ü Membuat tema acara dan diusulkan di dalam forum
ü Membuat denah acara
ü Membagi peserta dalam kelompok
ü Membuat laporan keuangan
ü berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü berkonsultasi dengan SC
2. SIE. KESEKRETARIATAN
ü Membuat persuratan, antara lain:
o Surat permohonon menjadi pemateri
o Surat undangan acara
o Surat permohonan dana
o Surat peminjaman tempat + peralatan
o Surat permohonan penandatanganan sertifikat
o Surat ucapan terimaksih pemateri
o ...
o ...
o ...
o ...
ü Membuat presensi acara
ü Mencetak sertifikat untuk panitia + peserta + pemateri
ü Mencetak ID card panitia dan peserta
ü Membuat laporan keuangan
ü Pendataan undangan
ü berkoordinasi dengan sekertarispelaksana tentang keadministrasian
ü berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü ...
ü ...
ü ...
3. SIE. PUBDEKDOK
ü berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü membuat laporan keuangan
ü berkonsultasi dengan SC
v PUBLIKASI
o Mempublikasikan acara kepada seluruh mahasiswa geografi angkatan 2012
v DEKORASI
o Membuat desain ID card
o Membuat desain sertifikat
o Membuat desain bloknote
o Membuat desain PIN
o Membuat bingkisan untuk pemateri
o Mendekorasi tempat acara
o Membuat backdrop + slide profil HMJ (kegiatan HMJ VOLCANO)
o Menyediakan film-film motivasi untuk mengisi waktu kosong
v DOKUMENTASI
o Menyiapkan kamera/handycam berkordinasi dengan Sie perlengkapan
o Mendokumentasikan persiapan, hari H, dan evaluasi acara
o Membuat sof copy dalam bentuk CD dokumentasi
4. SIE. PERLENGKAPAN
ü Menyediakan segala perlengkapan acara
ü Membuat list/daftar, dan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan setiap Sie.
ü Berkoordinasi dengan Sie. Humas untuk mencari tempat acara
ü Membuat laporan keuangan
ü Bertanggung jawab atas seluruh perlengkapan yang digunakan dalam rangkaian kegiatan
ü Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü Berkonsultasi dengan SC
5. SIE. KOSUMSI
ü Menyiapkan kosumsi pada acara
ü Mengatur sirkulasi kosumsi saat acara
ü Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü Membuat laporan keuangan
ü Berkonsultasi dengan SC
ü ...
ü ...
ü ...
6. SIE. HUMAS DAN DANA
ü Mengantarkan surat-surat
ü Meminta tanda tangan yang bersangkutan dalam administrasi
ü Membantu bendahara menarik uang dari peserta
ü Berkoordinasi dengan Sie. Perlengkapan dalam penyediaan tempat acara
ü Membuat laporan keuangan
ü Berkoordinasi dengan panitia inti, dan sie. Kesekretariatan
ü Berkonsultasi dengan SC
7. SIE. KEAMANAN DAN KESEHATAN
ü Membuat laporan keuangan
ü Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan bendahara pelaksana
ü Berkonsultasi dengan SC
8. KEAMANAN
o Bertanggung jawab atas kehadiran panitia saat rapat
o Bertanggung jawab atas kehadiran seluruh warga asrama saat acara
o Mengkondisikan peserta saat acara
o Membuat tata tertib acara
o Bertanggung jawab atas keamanan perlengkapan yang ada
v KESEHATAN
o Menyediakan obat-obatan
o Mengurus bila ada kejadian yang tidak di inginkan dalam hal kesehatan